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ツールを使って生産性を高めよう

先月ですがプレミアムフライデーが始まりましたね(弊社では導入していませんが)。

今回は、チームで仕事をするときにコミュニケーションやタスク管理に便利な弊社でもよく利用してるツールを紹介(主に非エンジニア向けのツール)します。
すべて無料で使えて有名どころ(代表的なサービス)なので、まだ利用していないのであれば一度試してみる価値はあると思います。業務を効率化して月末金曜日は早く帰りましょう。

今回紹介するツールだとスマートフォンでも使いやすい設計になっているので
PCが見れない環境でも非常に使いやすいです。

以下弊社でも実際に使っているものもあるので、実際の感想も含めて紹介していきます。

ChatWork(チャットワーク)

【画像】

ChatWorkは、チャットでのやりとりをベースにタスク管理やファイル管理などができるアプリです。日本で開発されたツールなので、初心者でもとっつきやすいサービスです。
グループチャットの他、タスク管理やファイル管理、ビデオ通話も可能です。
メンバーに依頼したタスクがそのままメンバーのTo doリストに追加されるので、無駄なやりとりがなく作業を進められるので便利です。

Slack(スラック)


Slackは今最も勢いのあるチャットアプリです。ChatWorkとはUIがかなり異なりますが、同様にグループチャットができます。HTML、CSS、scriptなど、各種コードをアップロードできるsnippet機能があったり、Markdown形式で記述できたり、外部サービスとの連携が豊富であったりでエンジニアが求める機能が数多く用意されています。日本語対応していないので初心者にはChatWorkの方がとっつきやすいかもしれません。

チャットはリアルタイムで用件を伝えらますし、「●●さん お疲れ様です。●●です。」といった前置きを省けますので、Eメール等と比べ、はるかにスムーズにやりとりが可能です。
(モバイル端末でもEメールよりLINEの方がスムーズなのと同様に)
また口頭でコミュニケーションをとると、相手の作業を止めることになるので、その分無駄なコストが発生したりする場合もあります。
そういう意味でもチャットは相手の作業を止めることなくスピーディーに用件を伝えられるので、効率的なツールだと言えると思います。

Trello(トレロ)

Trelloはシンプルでありながら、高機能なタスク管理、プロジェクト管理、コミュニケーションツールです。上図のような画面で、カード(タスク)をドラッグアンドドロップで自由に移動させることができて、タスクを複数人で共有でき、かつ視覚的に全体を俯瞰しやすいツールになっています。

と、言葉で書いてもわかりづらいのですが、Trelloは「習うより慣れろ」で実際に使用してみるとそのよさがじわじわとわかってくるツールです。
シンプルでありながら自由度が高くSlackとの連携や、便利なChrome拡張が豊富にあって高機能なツールですので、チームによっていろいろな使い方ができます。

弊社ではチームでタスクを共有して、それぞれのメンバーがどのくらいタスクがあって、どれが進行中で、どれが完了したのか、をチーム全体で共有しています。
チームの状況が一目瞭然なので、わざわざメンバーに話しかけなくても把握できるため、非常に効率的です。タスクが少ないメンバーには新しい仕事を依頼できますし、タスクが多いメンバーには手助けをすることができます。

おわりに

昨今では今回紹介しきれていない便利なツールが多くリリースされています。
ツールをたくさん使えばいいというものではないですが、チームに合う各種ツールをうまく利用して無駄なコストを削減し、生産性を高めていきましょう。